| 11/25/2008 12:00:00 AM

Ricoh trae a Colombia Equitrac professional 5.0

Con una base instalada de más de 10.000 clientes y el 70% de los principales jugadores del mercado legal estadounidense (AMLAW 200) llega a Colombia Equitrac Professional 5 (EP5), una solución de administración de costos que permite a las empresas de consultoría y asesoría legal determinar exactamente cuanto se está gastando en cada proyecto de cada uno de sus clientes. 

Esta aplicaciíón ayuda a las empresas de abogados y consultoría a rastrear y recuperar los costos de cada caso que se le está manejando a cada cliente. Esto incluye no solamente los costos de documentos (impresión, copiado, fax, escáner) si no también llamadas telefónicas, gastos de viaje y cualquier concepto que sea facturable o atribuible a un proyecto.


Otras de las ventajas de esta solución, desarrollada por la firma Equitrac, son su flexibilidad, pues al tratarse de un sistema modular este puede implementarse a la medida de las necesidades de cada cliente. Desde las empresas pequeñas, con menos de cinco abogados/consultores, hasta las más grandes firmas de abogados pueden usar EP5.

El mayor beneficio que esta solución ofrece a las empresas de este segmento es que los documentos y demás costos asociados a un proyecto ya no serán mas un gasto sino una fuente adicional de ingresos. La clara tendencia del mercado de servicios profesionales como abogados y consultores es cobrar por las horas de trabajo más los costos asociados que se desprenden de este servicio de consultoría o asesoría legal.

La gran mayoría de las empresas en Colombia encuentran un gran problema al tratar de identificar y rastrear estos costos adicionales ya que sin un sistema el trabajo manual se vuelve muy dispendioso. Con EP5 este proceso es transparente al usuario, permitiéndole concentrar su valioso tiempo en su especialidad. Se automatiza toda la asignación de costos desde el punto donde se generan hasta su facturación al cliente final si así se desea.

Como si fuera poco y gracias a la alianza con Ricoh es posible combinar equipos multifuncionales de este fabricante con el software EP5, permite ingresar nuevos costos desde los Touch panel de las MFP, de una manera fácil y rápida, centralizar el reporte de los costos asociados a un proyecto provenientes de todas las personas que estén trabajando en este. Después de tener un reporte detallado de cada cargo, se puede enviar esta información consolidada al sistema de facturación de la empresa generando un rápido flujo de caja.

Por ejemplo, cuando un abogado imprime un documento para ser usado en un caso particular, el sistema le pedirá que lo asigne a un número de caso antes de enviar la impresión. Otro abogado está trabajando en ese mismo proyecto y tuvo que hacer una llamada a Hong Kong referente al caso. EP5 le pedirá a este usuario que marque el número del caso y automáticamente cargará el costo de esa llamada al proyecto en mención.

El gerente de proyecto está de viaje en otra ciudad haciendo un levantamiento de información y simplemente a su regreso se acerca al panel sensible al tacto de un MFP RICOH que tiene instalado EP5 y podrá cargar sus gastos de viaje al mismo proyecto dejando como soporte los recibos escaneados. Al final del mes todos estos costos se envían al sistema de facturación de la empresa para que también de manera automática y con todos los respectivos soportes, se proceda al cobro (recuperación) de los mismos.

Así, la empresa de abogados o consultoría puede decidir si rastrea los costos simplemente a nivel informativo, para negociar con sus clientes tarifas de servicios profesionales, o si factura directamente estos costos. De la misma forma les ayuda a optimizar los costos no recuperables.


En lo que respecta al retorno de inversión del EP 5, Dora Buitrago especialista de RICOH Colombia en soluciones tecnológicas para el sector legal, afirma “El EP5 prácticamente se paga solo. Con los costos asociados a proyectos que se pueden facturar cada mes, se retorna fácilmente la inversión de EP5. O si se prefiere, al analizar los reportes gerenciales que arroja el EP5 por cada proyecto, se puede “reajustar” la tarifa por hora/día que se tenga con un caso en particular en el que se estén teniendo altos costos asociados. También se reducirán los costos internos ya que al monitorear de cerca estos costos se crea conciencia en el uso adecuado de los recursos”, agregó la ejecutiva.

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