Llegó al país una herramienta tecnológica que combatirá la corrupción en entidades de salud colombianas.
Se llama MediTract y controla y hace seguimiento detallado a todos y cada uno de los contratos que celebran las clínicas y hospitales públicos y privados de Colombia.
No requiere instalación de sotfware, ni compra de licencias o actualizaciones. Funciona a través de la red de Internet y puede hasta generar informes periódicos automáticos a las entidades de control del estado.
En Colombia cada institución de salud maneja mensualmente entre 3.500 y 7.000 contratos de diversa índole (prestación de servicios profesionales, servicio de ambulancia, aseo, cafetería, vigilancia, productos, insumos, etc.), lo cual complica la manera de gestionar y hacer seguimiento detallado a cada contrato, y da cabida a la corrupción, en medio del desorden administrativo.
La única fuente de información que tienen los entes de control estatal para identificar en dónde están los recursos, cómo se han asignado y en qué se están gastando, es el análisis de la información contractual, pues a través del contrato se ejecuta el dinero.
Es este punto crucial el que combate MediTract, a través de su plataforma tecnológica, ya que se trata de una herramienta de gestión de contratos, que permite no solo organizar virtualmente toda la información y documentación de cada contrato, sino que además genera alertas e informes detallados, según sea la necesidad de cada departamento de la entidad o del ente de control que lo solicite.
“Es un sistema que va a ayudar mucho a la transparencia en el manejo de los recursos en el sistema de salud en Colombia. Es una herramienta no solo de gestión, sino de anticorrupción, poderosísima”, Señala Mike Vivas, Gerente General de MediTract Colombia.
Hoy, en la mayoría de los casos, cuando un ente de control solicita contratos relacionados con cierto rubro y facturas asociadas a la prestación de determinado servicio, no se encuentran y, en el mejor de los casos, si se encuentran, los documentos reposan en bodegas físicas que dificultan su consulta.
MediTract identificó que debido a la falta de seguimiento y control a cada uno de los contratos en las entidades de salud, se generan problemas legales, demandas, renovaciones automáticas que no se querían hacer, pagos de penalidades y, en general, desperdicios en el uso de los recursos. Por ello, desarrolló una robusta plataforma, que hoy presta su servicio a cientos de hospitales en Estados Unidos.
Tras un estudio en EEUU se determinó que por cada dólar invertido en MediTract, la institución ahorra entre 14 y 16 dólares, porque deja de pagar multas, penalidades y hace uso de las cláusulas de cumplimiento en términos de calidad y tiempo en la entrega de su producto o servicio.
Para lograrlo, en la nube se albergan 4 servidores distribuidos en California, New Jersey y Tennessee; y pronto llegará un quinto servidor a Colombia, ya que la compañía estadounidense creada hace 12 años ve en este país una oportunidad de inversión y generación de empleo, como puerta de entrada a Latinoamérica.
“Colombia es uno de los países más desarrollados de toda Latinoamérica, tiene una ubicación estratégica, está muy cerca de EEUU, es innovador y tiene voluntad política de anticorrupción y transparencia. Nuestra intención, con el tiempo, es que desde Colombia se puedan manejar los países vecinos. Es un voto de confianza de la empresa en el país”, señala Klaus Lederer, Director de Desarrollo de Negocios para América Latina de MediTract.
MediTract presta un servicio en el que se acompaña, apoya y enseña a gestionar adecuadamente todos los contratos, para que cada área de la institución pueda tener una visibilidad y trazabilidad permanente acerca de lo que está pasando con determinado contrato, desde todas las perspectivas.
Esta solución tecnológica de gestión de contratos se personaliza, según las necesidades específicas de cada institución. Una vez organizada y escaneada toda la documentación de los contratos, se capacita al personal al que se le brinda un usuario y, de acuerdo con el perfil que defina el Administrador de la institución, esa persona podrá navegar sobre la información que le compete o si es el Gerente General, podrá ver toda la trazabilidad de la información contractual con solo tener un computador con acceso a internet.
Se generan tableros de gestión, alertas tempranas automáticas relacionadas con las fechas asociadas a momentos críticos del contrato y generación de reportes periódicos, según las necesidades de la institución, los entes de control o de cada departamento, ya que se puede programar el tipo de información contenida en cada informe.
De hecho, si algún ente de control requiere tener acceso directo al sistema para ver en tiempo real toda la información contractual de la institución, puede hacerlo con un usuario cuyo perfil sea solo de consulta.
“El sistema permite comunicar a las áreas interesadas, desde la parte contractual, para que el contrato y el proceso tenga la mayor visibilidad y transparencia, y para que tenga la aprobación de todos los niveles de la organización, así como entre contratante y contratista”, asegura Mike Vivas, Gerente General de MediTract Colombia.
Vivas señala, además, que todas las modificaciones a un contrato quedan grabadas. Es así como todo el proceso contractual debe ser coherente con el objeto del contrato, con lo contratado, con lo facturado y pagado. De lo contrario, quien analiza la información y hasta el mismo ente de control estatal puede iniciar las investigaciones pertinentes.